妥善備存公司帳簿

適當地保持公司帳簿
根據公司條例第32章第121(1)條規定,每間香港公司應適當地備存及保留公司帳簿及事務歷史記錄。而公司帳簿必須能真實和公平地反映公司財務狀況,并能充分地解釋公司的所有交易。

審計師的職責
當審計師準備公司的審計報告時,該公司的審計師必須進行任何調查,以使他們能對公司備存帳簿及交易記錄表達審計意見,如審計師認為公司沒有對帳簿及交易記錄作出適當的保存,他們必須在審計報告中保留他們的表達意見。

董事責任
香港公司董事必須采取一切合理程序,確保妥善備存帳簿,以便真實而公平地反映公司的事務狀況及解釋公司所作的交易。
為免違反<<公司條例>>第32章第275條關于欺詐營商的規定:董事不能在明知沒有合理希望,避免無力償還債務的情況下,容許公司招致進一步的信貸。  
香港公司的帳簿及交易記錄最少要保留7年。如果公司董事沒有采取一切合理程序,以確保該公司的會計帳簿及交易記錄得到適當保存,而其后證明該董事是故意違反該公司條例,根據公司條例第32章第121(4)條該董事即屬違法,經定罪可處罰款及監禁。  
還有,香港公司董事必須在股東周年大會上向股東呈報公司的資產負債表及損益表。根據公司條例第32章第122(3)條,如董事未能在股東周年大會上呈報公司的資產負債表及損益表,公司董事即屬違法。  

以下網頁是稅務局對保存業務記錄發出的指引:
http://www.ird.gov.hk/chi/pdf/c_51c_pam.pdf
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